Cómo foliar un expediente (y no tener que rehacerlo)
Foliar es numerar las hojas de un expediente de forma continua para que nadie pueda quitar ni agregar una sin que se note. Hacerlo mal es la causa más común de que un expediente se devuelva.
Las dos formas de numerar
Por cara: cada lado del papel recibe su número: anverso 1, reverso 2, siguiente anverso 3. Es la forma más simple y la que muchas oficinas administrativas usan.
Por hoja (folio y vuelto): el número es de la hoja física. El anverso lleva el 5 y su reverso es el «5v» (de vuelto) o queda sin número. Es la tradición notarial y judicial; de ahí la palabra «folio».
Cada institución tiene su costumbre y a veces cada dependencia dentro de ella. Si vas a entregar en un juzgado, una notaría o una oficina pública, pregunta cómo llevan sus expedientes antes de numerar; una llamada ahorra una tarde.
Reglas que casi todos comparten
- La numeración es continua: si el expediente ya va en el folio 48, lo que agregas empieza en 49, no en 1.
- El número va en una esquina, normalmente la superior derecha del anverso, legible y sin tapar texto.
- No se salta ni se repite un número. Si se anula una hoja, se deja constancia; no se renumera todo.
- Los reversos en blanco a veces se numeran y a veces no: en numeración por hoja suelen quedar sin número; en numeración por cara algunos los cuentan igual. Pregunta.
- Se folia con el expediente ya en su orden definitivo: primero ordena, luego numera.
Hacerlo con Tramigos
- Agrega las páginas en orden (fotos, cámara o un PDF ya escaneado).
- Marca cada reverso con «Es reverso de la anterior» o, en la cámara, con «Escanear reverso». Un reverso vacío márcalo «En blanco».
- En «Foliatura» escribe el folio inicial (el último más uno). Tramigos recuerda el último que usaste en este aparato.
- Elige «Por cara» o «Por hoja» (con «v» o sin número para el reverso) y la esquina.
- «Crear PDF»: cada número va sobre un pequeño fondo blanco para que se lea aunque la foto sea oscura.
Errores que devuelven un expediente
- Empezar en 1 un anexo que debía continuar la numeración.
- Numerar antes de ordenar y tener que tachar.
- Número tan pegado al borde que se pierde al engrapar o perforar: deja al menos un centímetro.
- Mezclar criterios: unas hojas por cara y otras por hoja.
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Preguntas frecuentes
¿Se puede foliar a mano?
Sí, es lo tradicional: a lápiz o lapicero, con letra clara. Tramigos sirve cuando el expediente se entrega o se archiva en digital, o cuando quieres imprimirlo ya numerado.
¿Qué pasa si agrego una hoja en medio?
En un expediente ya foliado no se renumera. Se usa un número con letra (12-A, 12 bis) según la práctica de la entidad, o se agrega al final con constancia. Pregunta antes de hacerlo.
¿Tramigos folia un PDF que ya tengo?
Sí: agrégalo, cada página aparece en la lista y se numera igual que una foto.